¿Cómo elegir a tus proveedores de SMS, Whatsapp y bots?

Indudablemente, los proveedores son elementos claves para cualquier negocio. Es obvio que, sin materias primas, aliados tecnológicos y servicios de calidad, no podrá haber crecimiento de la empresa. Sin embargo, cabe mencionar que hoy en día la dependencia de terceros es cada vez más sustancial, ya que las compañías con el objetivo de reducir costos y mejorar su eficiencia, están migrando a proveedores externos gran parte de sus procesos, lo que significa que incluso las empresas más sólidas y preparadas pueden ser profundamente impactadas por los errores de terceros.

Un error de un proveedor puede resultar en un efecto domino que dañe procesos, reputación, información o resultados y que en términos económicos puede resultar fatal.  Es por eso que cada vez es más importante tener un proceso confiable y seguro para elegir a los proveedores adecuados para cada proceso.

Es muy importante como primer paso, tener un conocimiento profundo de las capacidades de los proveedores, de la robustez de sus planes de redundancia y continuidad de negocio y de sus procesos para resguardar y mantener la seguridad de la información.  También es necesario un diálogo constante con los mismos para hacer frente a cualquier situación adversa.Contar con proveedores eficientes, que cuiden la relación a largo plazo, es vital cuando el producto o servicio es parte fundamental de la cadena de valor de la empresa o se maneja información sensible.  Muchas veces un proveedor económico suele parecer "tentador" pero se requiere evaluar muchos factores antes de tomar una decisión.  Una pérdida de información o caídas de horas en los servicios, pudieran costar mucho más que el ahorro que el nuevo proveedor otorgue, no han sido pocas las ocasiones en que un mal proveedor ha llevado a la ruina a su contratante. Así que ¿cómo elegir a un a buen proveedor?

Primero que nada, se tiene que entender cuáles son los tipos de proveedores:

  • Fabricantes -> que en el caso del SMS y el whatsapp se llaman "Agregadores"
  • Distribuidores -> son revendedores de los "Agregadores"
  • Valor agregado -> son revendedores que agregan algún valor, por ejemplo una agencia de marketing, además de vender el SMS agrega estrategia de marca, de comunicación y diseño. 

Teniendo claro, que tipo de proveedor se necesita, se puede comenzar un proceso de selección. 

¿Qué hace que un proveedor sea bueno?

La confiabilidad es el factor clave que se tiene que buscar. Un proveedor de confianza siempre cumplirá con los requisitos de calidad y con las fechas y horarios que se establecieron desde un principio, así las actividades diarias de la empresa no se verán afectadas. Algo sumamente importante es saber que sistemas de respaldo ofrece el proveedor. Es decir, si todo sale mal, cómo y con qué le va a responder a la empresa. 

Fundamental al elegir a un proveedor es conseguir referencias comprobables del mismo, que permitan evaluar de viva voz de sus clientes, cómo ha sido la experiencia al contratar y en el tiempo.  Es vital conocer cuantos años de experiencia tiene el proveedor en el mercado, si cuenta con presencia en internet, en google, en redes sociales, si existen artículos y videos de medios publicados para el proveedor o no.  En la era digital, si el proveedor tiene menos de 50 o 100 menciones en el internet, o es un proveedor nuevo o es un proveedor desconocido.  Verifica bien a quien le vas a encargar tu información y procesos ANTES de comenzar a compartir información. 

Puntos para considerar a la hora de elegir a un proveedor

La importancia del insumo para el negocio: Qué tanto impacta el insumo o servicio al negocio. ¿Qué retorno de inversión le genera al negocio?  ¿Podemos darnos el "lujo" de un buen proveedor o no?  

El perfil general del proveedor: Se tiene que evaluar si el proveedor es reconocido, si tiene suficientes años de experiencia y sobre todo cuál es su capacidad de respuesta. Aquí también se incluye el tamaño, su ubicación geográfica y sus estándares de calidad. 

Referencias y clientes: El proveedor siempre va a hablar bien de su negocio, pero conviene investigar con clientes actuales y buscar referencias. No es fácil que la competencia te diga precios, pero en los distintos sectores se sabe quién tiene buena fama y quién no

Tecnología e infraestructura: Es imprescindible visitar las instalaciones de los proveedores estratégicos para obtener información sobre sus procesos de logística, la calidad de sus oficinas y personal, los procesos que se emplean, entre otras cuestiones. 

Filosofía y forma de trabajo: Tener un proveedor que no comparta la ética de trabajo de la empresa es generalmente una receta para el desastre. La filosofía y forma de trabajo implica aspectos como el profesionalismo, cuidado de tu información, cumplimiento de plazos, el grado de formalidad, la importancia de calidad y la flexibilidad. 

Postventa: El servicio posterior a la venta habla mucho sobre el compromiso y la seriedad del proveedor. Si se habla de tecnología, las garantías extendidas, los niveles de servicio (SLA), el soporte y el servicio técnico son factores importantes. El asesoramiento productivo, y en el caso de productos, la opción de devolución de mercancía o cancelación de contrato en caso de que el servicio no sea adecuado, o la aceptación de penalizaciones razonables por parte del proveedor en caso de incumplimiento, son otros aspectos a considerar.

Estos son algunos de los puntos a tomar en cuenta a la hora de elegir un proveedor. 

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